Przed pobraniem miejsc należy zapoznać się z warunkami uczestnictwa, które są integralną częścią umowy. Po wybraniu oferty należy sprawdzić czy pokój lub miejsce na wycieczce są wolne (napis on-line przy terminie), po sprawdzeniu cen (rozwijają się przy terminie) i po naciśnięciu napisu "rezerwuj" przechodzimy do umowy-zgłoszenia, wtedy też składniki cenowe rozwijają się pod każdą z osób na umowie zgłoszenia - każdej z osób należy przypisać odpowiednią cenę: dorosłemu - cenę dla dorosłego, dziecku - cenę dla dziecka. Umowa-zgłoszenie jest już częściowo za Państwa wypełniona: umieszczony jest już termin wcześniej wybrany, obiekt, kraj oraz rodzaj pokoju jaki Państwo pobrali. Teraz należy tylko wypełnić rubryki: imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania oraz telefon kontaktowy a później uzupełnić składniki cenowe. Naciskając przycisk "wyślij", przesyłacie Państwo do nas formularz umowy-zgłoszenia, w tym samym momencie pokój zostaje pobrany, a komputer (system) informuje czy tak się stało. Po otrzymaniu zgłoszenia dla Państwa pewności IBP "KARPATIA" s.c. zobowiązuje się do 24 godzin potwierdzić rezerwację na faksie lub e-mail'em. Po otrzymaniu od nas potwierdzenia do 24 godzin należy wpłacić na nasze konto zaliczkę - wg warunków uczestnictwa, a przy rezerwacji poniżej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy 100 % należności. Potwierdzenie dokonania wpłaty prosimy przesłać faksem. Jeżeli do 3 dni od daty potwierdzenia przez nas rezerwacji nie wpłyną na nasze konto żadne należności - rezerwacja automatycznie ulegnie anulowaniu. Natomiast po wpłaceniu całości należności za imprezę na Państwa adres zostaną wysłane odpowiednie dokumenty: voucher lub skierowanie, polisa ubezpieczeniowa (pobyty za granicą) oraz oryginał i kopia faktury, której kopię po podpisaniu prosimy odesłać na nasz adres.
Można też pobrać miejsca "na zapytanie": jeżeli przy terminie nie ma on-line tylko jest telefon - można również wypełnić formularz zgłoszenia i wysłać do nas - do 36 godzin postaramy się poinformować Państwa czy te miejsca udało nam się dla Państwa zarezerwować czy też nie.

Istnieje możliwość wpłacenia należności w systemie home banking, a w przyszłości płacenia kartą kredytową przez internet.

Możliwe jest również rezerwowanie krótszych lub innych terminów niż podane w ofercie, ale w tym przypadku należy uzgodnić to z pracownikiem biura IBP "KARPATIA" s.c.